Kurumlarda ERP sistemleri kullanılsın veya kullanılmasın, elektronik veya doğrudan doküman veya formlar halinde, her ortamda bölümler arası veya doğrudan yönetim seviyesine sağlanması istenen periyodik-dönemsel raporların tek noktadan yönetilmesi hayati önem taşıyabilmektedir. Her raporun, zamanında sağlanması, raporun taşıdığı bilgilerin doğruluğu kadar önemlidir.

SORUNLAR

Yoğun iş süreçleri içinde, raporu verecek ve alacak olanların, bu işi istemeyerek de olsa aksatmaları çok görülen bir durumdur. Özellikle aylık, üç aylık veya daha uzun periyotlu raporların unutularak atlanılması ve sonucunda gerekli pozisyonların zamanında alınamaması kurumlara kayıplar şeklinde geri döner. Prodeko Ofis Yazılımları grubunda bulunan REPMAN paketi bu konuyu ele alarak, çok ekonomik olarak çözmekte ve rapor sistemine istenilen düzeyde esneklik ve kolay yönetilebilirlik kazandırmaktadır.

SİSTEM YAPISI

Tüm yapı, MS SQL Server, MS Exchange Server ve File Server sunucularıyla birlikte çalışacak şekilde, İstemci-Sunucu (Client-Server) mimaride, çok kullanıcılı olarak tasarlanmıştır. Gerçek rapor dosyaları File Server üzerinde tutulmakta, MS Exchange Server yoluyla iç veya dış mail sistemi kullanılarak uyarı/bilgi mesajları raportörlere ve rapor yöneticisine ulaştırılmaktadır. Uygulamanın verileri MS SQL Server üzerinde tutulmaktadır.

RAPORTÖRLER

Her sorumlu raportör, belirli bir raporu vereceği zamandan istenen bir süre öncesinde otomatik olarak E-Posta yoluyla bilgilendirilir. Bilgi mesajı, vermesi gereken raporun kod ve adıyla birlikte kesin sunum tarihini içerir. Ayrıca vermediği raporlar varsa bunlar da uyarı şeklinde tarafına iletilir. Raportörler, rapor günlerinde veya öncesinde, belli bir saatte aldıkları bu e-posta mesajları yoluyla disiplin altında tutulmaktadırlar.

Raporlar dosyalarının elektronik ortamda veya diğer şekillerde hazırlanması tamamen raportöre kalmıştır. Sistem, elektronik olarak hazırlanmış raporlar için (MS Excel, MS Word, Autocad, MS PowerPoint, text, snapshot vs gibi) otomatik kayıt özelliği taşımaktadır. Raportörün yapması gereken tek şey, bilgisayarında bulunan REPMAN modülünde vermesi gereken raporu seçerek hazırladığı dosyayı işaret etmesidir. Diğer detay bilgiler ve rapor kayıt işlemleri REPMAN tarafından yapılmakta ve raporu alacak olan bölüme, ilgili raporun sağlandığı bilgisi iletilmektedir. Ayrıca rapor yöneticisine de gün sonunda toplu liste iletilmektedir. Eğer rapor, kağıt üzerinde hazırlanmışsa veya form şeklindeyse, REPMAN içinde bu konu belirtilerek, dosyasız şekilde rapor kaydı yapılır.

Her ay sonunda, raportörlerin performansları, zamanında raporun sağlanması kriteriyle değerlendirilerek, özet rapor, otomatik olarak sistem tarafından oluşturulur ve istenirse baskı alınarak ilan edilebilir.

RAPOR YÖNETİCİSİ

Dönemsel raporların tanımları, rapor yöneticisi tarafından, kod-isim verilerek sisteme girilirken, ilgili raportörün seçimi, raporun sunulacağı bölüm ve rapor periyodunun (gün, hafta, ay) belirtilmesiyle yapılmaktadır. Entegre çalışan Erken Uyarı Sistemi için gereken zaman payları da sisteme tanıtılarak kurulum gerçekleştirilir. Zamanla ihtiyaçların değişmesi sonucunda raporların bazıları sistemden çıkarılmaları gerekebilir. Bu durumlarda eski rapor dosyaları sistemde tutularak, istenen raporlar pasif hale getirilip süregelen işleyişten uzaklaştırılırlar. Aynı şekilde, sisteme yeni raporlar her zaman tanımlanıp aynı anda süreçlere katılabilmekte veya ileriki bir tarihte otomatik olarak aktif hale geçmesi sağlanabilmektedir.

Rapor yöneticisine otomatik olarak, her sabah belirlenen saatte, o gün verilmesi gereken tüm raporlar ve ilgili raportörler liste halinde E-Posta yoluyla bildirilir. Bu şekilde, rapor yöneticisi bilgilendirilir ve gerektiğinde önlem alması (derlenmesi zor olan raporlarda ek yardım vs) sağlanır. Bununlabirlikte, her akşam belirlenen saatte, rapor yöneticisine, o gün verilmesi gereken raporların verilip verilmediği, geçmiş günlerden kalan raporların olup olmadığı ve ilgili raportörler bildirilir. Tüm bu işleyiş sonucunda, rapor yöneticisi, olan bitenden tamamen haberdar edilir.

RAPORLARA ERİŞİM

Geçmiş veya halihazırda süregelen dönemlerin raporlarına erişim için güçlü veri filtreleri, görsel vurgulu (renk kodlu vs) listeler kullanılmaktadır. İstenen raporların, açılarak izlenebilmesi, yazıcıdan baskı şeklinde alınabilmeleri, E-Posta lara iliştirilerek kulanıcılara gönderilebilmesi, kullanıcılara tanınan yetki sınırları içinde yapılabilmektedir.